La documentación de casos consiste en recolectar toda la información necesaria para comprender lo que le sucedió a la persona desaparecida. Los procesos de procuración y administración de justicia requieren de la documentación de casos para sustentar las decisiones jurídicas; así mismo las víctimas y la sociedad en general requieren de la documentación de casos para conocer la verdad y exigir garantías de no repetición a las autoridades.
Cuando la documentación de casos es llevada a cabo por las y los familiares de personas desaparecidas, les permite ordenar la información y tomar decisiones sobre su plan de búsqueda y las solicitudes que realizarán a las autoridades para impulsar los procesos de investigación y localización de sus familiares.
La documentación de casos puede ser entendida como una manera de poner orden a nuestras ideas, recuerdos, conjeturas, hipótesis, determinación de causas y consecuencias sobre lo que ocurrió con nuestros familiares y lo que hemos hecho para encontrarles.
En la búsqueda y seguimiento de la investigación del caso se dedican tiempo y recursos para participar en diferentes actividades, diligencias, reuniones y entrevistas con diversas instancias de gobierno, organismos, organizaciones de la sociedad civil y colectivos de familiares. En estos esfuerzos es importante que tanto los documentos que se recopilan sobre el caso (incluyendo las copias de la carpeta de investigación o los planes de búsqueda), los documentos y oficios elaborados y entregados por las y los buscadores, así como las notas, minutas de trabajo o datos que se van recopilando lleven un orden.
Este trabajo de documentación servirá de manera particular para que podamos encontrar vacíos de información, revisar el nivel de cumplimiento de los compromisos acordados e incluso encontrar líneas de investigación o posibles puntos de búsqueda, sugerir que se lleven a cabo nuevas diligencias o que se nos entregue información necesaria para entender el proceso de investigación y el proceso de búsqueda que realizan las autoridades. De manera general, la documentación brinda herramientas para impulsar una búsqueda de la persona desaparecida e investigación diligentes.