Durante la búsqueda e investigación de la desaparición es muy probable que asistas a varias reuniones, la información que se comunique en esos momentos es valiosa para la documentación, para su registro te proponemos el siguiente formato:
Es importante que se registren todos los asistentes a la reunión con su nombre completo y con el cargo que ocupan de ser personas funcionarias, o bien, anotando el nombre de la organización a
la cual pertenecen.
El desarrollo de la reunión es un resumen de los puntos y temas tratados, la información
relevante que se presentó o bien las intervenciones y las ideas principales de las mismas.
Toda reunión debe concluir con compromisos y responsables de su cumplimiento. Este
campo es indispensable para avanzar en el proceso. Al final de cualquier reunión, te
sugerimos que enuncies en voz alta los compromisos y responsables de los acuerdos para
que queden asentados.
Las observaciones son los comentarios, ideas y reflexiones que te deja la reunión, es un
espacio importante para que evalúes los resultados de la reunión y donde puedes anotar
el próximo paso.
No olvides que lo que no queda por escrito se olvida. Formalizar las reuniones con las autoridades significa tener evidencia escrita de que fueron llevadas a cabo.
Cada cierto tiempo y de manera periódica (cada 2 o 3 meses) se debe hacer una revisión de la información para identificar los vacíos que tenemos en la narración de lo ocurrido.
Igualmente se debe hacer seguimiento a los compromisos que tienen las autoridades y medir su avance.
Otro tipo de seguimiento es revisar la lista de actividades de búsqueda del Protocolo Homologado de Búsqueda y contrastarla con los hechos y cumplimiento de compromisos.